Políticas de Digital.CSIC

A continuación se definen las políticas del repositorio institucional Digital.CSIC, el archivo electrónico del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) que tiene como objetivo ofrecer la mayor difusión y visibilidad posibles de los resultados de la investigación realizada por  su comunidad científica. Además de difundir en abierto esta producción intelectual Digital.CSIC la organiza, la archiva y la preserva.

A través de Digital.CSIC el CSIC apoya el movimiento internacional del acceso abierto y la comunicación en abierto de la investigación financiada con fondos públicos.

El propietario de este portal es el CSIC y su Unidad de Coordinación de Bibliotecas.

   - Política de contenidos y colecciones
   - Política de servicios
   - Política de metadatos
   - Política de datos
   - Política de depósitos
   - Política de edición, retención, sustitución y eliminación de registros
   - Política de estadísticas
   - Política de preservación digital
   - Política de soporte de formatos
   - Política de privacidad

Política de contenidos y colecciones   subir

Digital.CSIC es un repositorio multidisciplinar de documentos digitales que acoge los resultados de la labor investigadora realizada en todos y cada uno de los centros e institutos del CSIC. Su objetivo es convertirse en la herramienta para que cualquier trabajo científico de la institución sea archivado y puesto a disposición de la comunidad global de internautas desde un lugar centralizado dotado de una estrategia de accesibilidad y preservación a largo plazo.   

Digital.CSIC es el resultado de la firma de la Declaración de Berlín por parte de la Presidencia del CSIC en 2006, mediante la cual el CSIC se ha comprometido a difundir la investigación de su comunidad científica en acceso abierto.

Digital.CSIC puede albergar todo tipo de material científico siempre y cuando:

• Sea producido o financiado por el CSIC: significa que el autor o coautor de un trabajo esté afiliado a uno de los centros o institutos de investigación del CSIC. Lea más sobre quién puede depositar en Digital.CSIC en la sección de Política de depósitos
• Pertenezca al ámbito de la investigación o de la divulgación científica
• Esté en formato digital
• No sea efímero
• Esté completo para su distribución y archivo
• El autor/titular del copyright del trabajo pueda y quiera conceder a Digital.CSIC la licencia no exclusiva para preservar y difundir el trabajo en cuestión a través del repositorio institucional. Este apartado es particularmente importante porque hace referencia a los derechos de autor. En el caso de que el autor de un  trabajo haya trasferido sus derechos de copyright a un editor Digital.CSIC solamente carga su texto completo siempre y cuando la política de permisos del editor en cuestión contemple el depósito en abierto de alguna versión del trabajo. En caso contrario, Digital.CSIC se limita a cargar la referencia bibliográfica del trabajo. En el caso de literatura gris, el autor retiene todos los derechos de propiedad intelectual. Más sobre copyright y depósito de trabajos de investigación en Digital.CSIC

El material científico presente en Digital.CSIC está estructurado en el siguiente modo jerárquico:

- 9 comunidades que hacen referencia a las 8 grandes áreas científicas del CSIC más una relativa a los Servicios Centrales del CSIC

- Cada comunidad está constituida de diversas subcomunidades que hacen referencia a los centros e institutos de investigación del CSIC

- Cada subcomunidad organiza su material científico en colecciones que hacen referencia a la variedad tipológica de los contenidos

Digital.CSIC admite el depósito del siguiente material científico:

• Artículos preprints y postprints. Los preprints son las versiones que mandan los autores para ser evaluadas por un comité de pares de revistas científicas. Los postprints pueden ser de  autor o de editor y hacen referencia a los artículos que han pasado la evaluación de los pares. Los postprints de autor son las versiones de los artículos en que el autor ha incorporado las sugerencias del comité de pares para mejorar el texto mientras que los postprints de editor son las versiones finales que aparecen publicadas en las revistas científicas, con el logo del editor. La base de datos SHERPA/ROMEO recoge las políticas de permisos de más de 700 editores en el mundo; es una herramienta útil para comprobar si es posible o no depositar en Digital.CSIC un artículo publicado en una revista científica, y si es así, qué versión del trabajo es susceptible de ser archivada
• Artículos de autores CSIC en las Revistas CSIC
• Comunicaciones de congresos, jornadas, seminarios y otras reuniones científicas así como presentaciones y pósters
• Informes técnicos, memorias, estudios, documentos de trabajo, encuestas
• Tesis doctorales, tesinas (leídas y evaluadas) y proyectos fin de carrera
• Libros y partes de libros
• Patentes
• Conjuntos de datos
• Partituras
• Material didáctico, trabajos de divulgación
• Grabaciones sonoras y audiovisuales
• Programas informáticos
• Imágenes
• Material digitalizado: siempre y cuando se cumpla con los permisos oportunos en cuanto a derechos de autor se admiten copias digitalizadas de trabajos que por su antigüedad carezcan de una versión electrónica disponible en Internet
• Mapas
• Reseñas

Digital.CSIC también admite el archivo de trabajos publicados antes de que el autor o coautor en cuestión pertenezca al CSIC, siempre y cuando se cuente con los permisos apropiados por parte de las anteriores instituciones de afiliación.

Este material científico se distribuye en las colecciones presentes en el repositorio, de acuerdo con su tipología. Si Vd. quiere proponer una nueva colección de documentos en la subcomunidad (centro o instituto de investigación) a la que pertenece, debe ponerse en contacto con la Oficina Técnica del repositorio (digital.csic@bib.csic.es).

Digital.CSIC acepta material científico en cualquier idioma, siendo el español y el inglés los más representativos.

Digital.CSIC pretende ser una memoria documental de toda la investigación realizada en los centros e institutos del CSIC, por lo que se pueden cargar versiones múltiples de un mismo trabajo. Estas versiones pueden variar en formato, contenido, dimensiones, diseño (p.e, las versiones de autor y de editor para los artículos). Cada versión tiene su propio registro y una URL persistente.

Digital.CSIC acepta documentos en los formatos más comúnmente utilizados pero por razones de accesibilidad y preservación digital es recomendable un formato fácilmente legible en el entorno web (como es el PDF). En líneas generales, se prefieren formatos abiertos como RTF, TIFF y JPG frente a formatos propietarios (Word, GIF, etc).

El límite máximo establecido para un archivo individual es 512 MB. Lea más sobre formatos de documentos y Digital.CSIC en la sección de política de preservación digitaly en la sección de política de formatos.

Esta política de contenidos podrá ser revisada por la Oficina Técnica de Digital.CSIC.

 

Política de servicios   subir

Digital.CSIC pone a disposición de su comunidad de usuarios perteneciente al CSIC  (investigadores, autores y bibliotecarios) una serie de servicios para promover un uso fácil y eficiente del repositorio.

La Oficina Técnica de Digital.CSIC:

• Define la misión, objetivos, servicios y desarrollo del repositorio
• Coordina las iniciativas del repositorio
• Ofrece servicios de consultas y apoyo técnico sobre el funcionamiento cotidiano del repositorio
• Organiza talleres de divulgación, formación y promoción sobre el funcionamiento del repositorio del CSIC y variadas temáticas relativas al acceso abierto. La Oficina Técnica también tendrá en cuenta las peticiones procedentes de los centros y bibliotecas del CSIC para la organización de sesiones sobre temáticas específicas
• Crea recursos educativos, estudios, informes, manuales, material divulgativo, estrategias de comunicación y promoción
• Fomenta el intercambio de conocimientos e información mediante nuevos canales de comunicación
• Asesora en cuestiones de derechos de autor
• Diseña e implementa la política de preservación digital
• Incorpora nuevas funcionalidades en el software del repositorio, ofreciendo así más y mejores servicios

Esta política de servicios podrá ser revisada por la Oficina Técnica de Digital.CSIC.

 

Política de metadatos   subir

Los metadatos son la información mínima necesaria para identificar un recurso. Generalmente referidos como datos sobre datos, los metadatos son toda aquella información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u objeto con la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación y/o interoperabilidad. Hay diversos tipos y modelos de metadatos. Dublin Core (DC) es el esquema de metadatos usado en Digital.CSIC. Cualquier usuario puede acceder a los metadatos de Digital.CSIC gratuitamente. Estos metadatos pueden ser reutilizados sin necesidad de permisos explícitos cuando sea para fines sin ánimo de lucro siempre y cuando se haga mención al identificador OAI o al enlace al registro originario de los metadatos en Digital.CSIC.

 

Política de datos   subir

El contenido de Digital.CSIC es accesible a la comunidad internacional de usuarios gratuitamente.

Se pueden realizar copias de registros en texto completo para ser reproducidos, visualizados o representados en cualquier formato o en cualquier medio para fines educativos, de estudio, y no lucrativos, sin necesidad de pedir permisos explícitos, siempre y cuando (1) se den el nombre de los autores, el título y los detalles bibliográficos completos, (2) se incluya un hipervínculo o una URL a los metadatos originales y (3) el contenido no sea cambiado de ninguna manera.

Los registros en texto completo pueden ser harvesteados por robots de forma puntual. Si los registros en textos completos son recolectados sistemáticamente, es necesaria la autorización explícita por parte del CSIC.

Los registros en texto completo no pueden ser vendidos en ningún formato o medio sin la autorización formal de los poseedores del copyright.

 

Política de depósitos   subir

Esta sección define quién puede depositar en Digital.CSIC y cómo hacerlo.

Digital.CSIC se sustenta en un modelo distribuido de trabajo mediante el cual los investigadores del CSIC pueden auto-archivar sus trabajos o bien la Oficina Técnica y la Red de bibliotecas del CSIC cargan estos documentos mediante el servicio de archivo delegado. En la actualidad más del 90% de las bibliotecas del CSIC han activado un Servicio de Archivo Delegado (SAD) mediante el cual depositan trabajos de investigadores de su centro. 

La Oficina Técnica es la encargada de activar los permisos de archivo para investigadores, bibliotecarios del CSIC o las personas que hayan sido designadas internamente por los centros e institutos del CSIC para realizar depósitos de trabajos del propio centro. Los permisos para depositar contenido en Digital.CSIC se activan a nivel de colecciones (tipos de material) y un investigador o un bibliotecario de un centro o instituto puede pedir el permiso para depositar en cuantas colecciones de su subcomunidad desee. Sólo la Oficina Técnica puede cargar registros en todas las subcomunidades (centros e institutos del CSIC) y en todas las colecciones en Digital.CSIC. Para que la Oficina Técnica de Digital.CSIC pueda dar la autorización a un investigador para depositar sus trabajos en el repositorio ha de darse una de las siguientes condiciones:

• El autor o uno de los coautores de un trabajo está afiliado a un centro o instituto de investigación del CSIC. Esta afiliación es de carácter administrativo y por tanto, por defecto, un investigador que desee auto-archivar será dado de alta en la subcomunidad a la que pertenece.  Digital.CSIC permite que los investigadores del CSIC depositen sus publicaciones previas a la afiliación CSIC, siempre y cuando se cuente con los permisos apropiados por parte de las anteriores instituciones de afiliación. En el caso de que un investigador dejase de trabajar en el CSIC, Digital.CSIC mantendrá todas las publicaciones de dicho autor presentes en el repositorio hasta la fecha
• Profesores eméritos del CSIC
• Becarios pre-doctorales y post-doctorales del CSIC
• Investigadores visitantes y temporales en un centro o instituto de investigación del CSIC
• Investigadores jubilados del CSIC: en este caso, el depósito se hará mediante archivo delegado a la biblioteca del centro al que pertenecía el investigador en cuestión o la Oficina Técnica (digital.csic@bib.csic.es) y no se considerarán los trabajos producidos a partir de su jubilación 

Además, la Oficina Técnica puede dar autorización para realizar depósitos a:

• Cualquier miembro del personal de un centro o institución del CSIC al que el director haya delegado el depósito de los trabajos generados en ese centro
• Los técnicos del CSIC (p.e, bibliotecarios) para depositar en Digital.CSIC su producción intelectual

Cualquier investigador que quiera recibir la autorización para auto-archivar sus propios trabajos debe ponerse en contacto con la Oficina Técnica de Digital.CSIC. El depósito de trabajos puede realizarse en cualquier momento a partir del alta en la intranet del repositorio, alta autenticada mediante el acceso a la intranet corporativa del CSIC.

Para que el depósito de un trabajo se concluya con éxito, el último paso es la inclusión de la licencia de distribución no exclusiva por la que el autor autoriza a Digital.CSIC a archivar, difundir en abierto y preservar el trabajo en cuestión.

Esta licencia es compatible con otros usos y canales de difusión que un autor considere oportunos para su trabajo: en el caso de los artículos, la mayor parte de las revistas permiten el depósito de pre-prints o de post-prints en repositorios abiertos y la base de datos SHERPA/ROMEO recoge las políticas de permisos de los editores de revistas científicas más importantes. DULCINEA es una base de datos en construcción que pretende recoger las políticas de permisos de revistas españolas.

Si la política de permisos de un editor en cuestión no se encontrase explicitada en estas bases de datos, se recomienda visitar la web del editor para buscar esta información. En el caso de los libros, es necesario visitar la web del editor para discernir su política de permisos para los depósitos en archivos abiertos. Ante la duda sobre la posibilidad de subir un texto completo a Digital.CSIC, el investigador debe ponerse en contacto con la biblioteca de su centro o instituto o con la Oficina Técnica.  

A continuación sigue el texto de la licencia 

Licencia CSIC Para que el repositorio Digital.CSIC pueda almacenar y distribuir el objeto digital depositado, es necesario que la persona que haga el depósito lea y acepte las condiciones establecidas en esta licencia: El/los autor/es o poseedor/es del copyright del trabajo depositado o en su caso la persona delegada para hacerlo, garantiza al CSIC el derecho no exclusivo para distribuir, almacenar y preservar en formato electrónico el objeto digital depositado. El depositante, en caso de una obra con más de un autor, garantiza que lo hace responsablemente en nombre y con consentimiento de los demás coautores. Declara que se trata de un trabajo original y no esta sujeto a restricciones de copyright con terceros para poder otorgar al CSIC los derechos requeridos en esta licencia. Si el trabajo depositado contiene material del que el autor no posee el copyright, el autor declara que ha obtenido el permiso necesario del propietario del copyright para garantizar al CSIC los derechos descritos en esta licencia, y que el poseedor del copyright está claramente identificado y reconocido en el texto o contenido del archivo depositado. El autor acepta que el CSIC puede, sin realizar cambios en el contenido, convertir el trabajo a cualquier medio o formato con objetivos de preservación. Asimismo el autor acepta que el CSIC puede conservar más de una copia de este trabajo para garantizar la seguridad y la preservación de los archivos. El CSIC preservará y difundirá este trabajo. En el caso de que no pueda continuar manteniendo el archivo como parte del repositorio institucional se reserva el derecho de devolver el contenido al depositante. Si esto no es posible (porque la comunidad, colección etc. ya no exista o el autor no esté localizable), el material podría ser archivado como parte del archivo digital de la institución. Si la contribución se basa en trabajos financiados o patrocinados por organizaciones distintas al CSIC, declara haber cumplido con cualquier derecho y obligación expresados en el contrato o acuerdo con dichas organizaciones. El nombre del depositante quedará claramente identificado por el CSIC como el del autor o propietario de la contribución, y el CSIC no realizará ninguna alteración de su contribución, excepto las referidas al formato, permitidas por esta licencia.

Una vez que investigadores y bibliotecarios del CSIC hayan realizado el depósito de un trabajo durante el cual hayan surgido dudas, la Oficina Técnica revisará la validez del depósito en los días sucesivos si así se le pide. En el caso de que se hayan detectado errores en el registro, la Oficina Técnica lo corregirá y si es necesario, se pondrá en contacto con la persona que haya realizado el depósito.

Los usuarios registrados en Digital.CSIC están autorizados a modificar los trabajos que hayan depositado. Sin embargo, ciertas modificaciones corren a cargo de la Oficina Técnica solamente: realizar mapeos, cambiar colecciones de registros, borrar registros completos y activar el acceso abierto cuando un embargo finaliza (este último servicio cambiará en breve, en cuanto implementemos la funcionalidad del embargo que ofrece DSpace). Lea más en la sección de Política de retención, sustitución y eliminación de registros.

 

Política de edición, retención, sustitución y eliminación de registros   subir

Digital.CSIC pretende retener todos los trabajos depositados en su repositorio. Por tanto, no se contempla la eliminación de registros, a excepción de los casos descritos más abajo. Esto es porque el objetivo de Digital.CSIC es producir y desarrollar la memoria documental de la investigación realizada por la comunidad científica del CSIC. La adherencia oficial del CSIC al movimiento del acceso abierto compromete al repositorio a velar por esta integridad documental.

Si un investigador o una biblioteca del CSIC tuviera que revisar un depósito que ha cargado en Digital.CSIC para realizar pequeñas correcciones en los metadatos existentes y/o para añadir nuevos campos de metadatos, es aconsejable consultar el Manual de edición preparado por la Oficina Técnica para tal efecto. Ciertas modificaciones corren a cargo de la Oficina Técnica solamente: realizar mapeos, cambiar colecciones de registros, borrar registros completos, eliminar archivos en los casos de embargo y activar  el acceso abierto cuando un embargo finaliza.

Si un investigador del CSIC revisa sustancialmente el contenido de un trabajo suyo y desea depositar una nueva versión, es aconsejable hacerlo como un registro y un documento nuevos. La Oficina Técnica podrá ayudarle a enlazar ambas versiones del trabajo e incluir información sobre qué versión es la preferida, pero en líneas generales la política de Digital.CSIC es conservar todas las versiones de los trabajos depositados.  

Digital.CSIC conservará los depósitos de los trabajos de autores del CSIC incluso aunque cambien de afiliación institucional. Excepcionalmente, la Oficina Técnica eliminará, sin pedir el consentimiento previo al autor del trabajo, los registros que:

• No sean pertinentes con la naturaleza de Digital.CSIC
• Soporten un formato cuyo archivo o visualización sea absolutamente insatisfactorio en Digital.CSIC (ver más detalles en la sección Política de formatos)
• Contengan un virus o presenten cualquier otro problema técnico
• Infrinjan los derechos de autor: en el caso de que se detecte que se ha depositado por error una publicación sin permisos para el depósito en un repositorio abierto, éste se eliminará inmediatamente y se contactará a la persona que haya realizado el depósito para pedir una versión del trabajo que sí sea susceptible de ser depositado
• Sean plagios de trabajos de otros autores
• Los trabajos duplicados

 

Política de estadísticas   subir

Digital.CSIC genera automáticamente estadísticas que usa como herramienta de análisis de la producción científica de los institutos y centros de investigación del CSIC y del grado de su difusión,  su visibilidad y su accesibilidad internacionales. El módulo de estadísticas también analiza el ritmo de crecimiento de contenidos y la tipología de material científico disponible en el repositorio, en todo el CSIC o a nivel de centro, así como las pautas de visitas y descargas.

A excepción de varios datos sujetos a un acceso restringido por cuestiones de privacidad, estas estadísticas son accesibles gratuitamente en la sección pública de la web de Digital.CSIC y ayudan a gestionar el repositorio de un modo eficiente, identificando pautas de uso y de desarrollo para informar a todos los centros e institutos del CSIC de la visibilidad y accesibilidad de la investigación que producen. No está autorizada la reproducción de estas estadísticas con fines lucrativos.

 

Política de preservación digital   subir

Digital.CSIC ha nacido con el propósito de preservar digitalmente a largo plazo todos los documentos  que alberga. Para ello, está desarrollando un plan de acción que incluye medidas básicas para asegurar la durabilidad digital del material científico presente en Digital.CSIC:

• Backups
• Almacenamiento de cintas magnéticas
• Conversión de formatos a otros más seguros
• Comprobaciones periódicas de la integridad de los archivos para evitar su corrupción
• Seguimiento del entorno tecnológico para prever posibles migraciones de formatos o software obsoletos
• Metadatos de preservación digital

A efectos de preservación digital, Digital.CSIC recomienda el depósito de documentos con formatos fácilmente legibles (como es el PDF). En líneas generales, se prefieren formatos abiertos como RTF, TIFF y JPG frente a formatos propietarios (Word, GIF, etc). En el caso de que no fuese posible mantener la usabilidad de todos los formatos existentes en Digital.CSIC, la Oficina Técnica devolvería los archivos a sus autores. Vea más sobre los formatos soportados por Digital.CSIC en la sección de Política de formatos. Esta política de preservación digital será revisada anualmente por la Oficina Técnica de Digital.CSIC.

 

Política de soporte de formatos   subir

Digital.CSIC intenta sostener el mayor número posible de formatos. Sin embargo, en el caso de formatos específicos de naturaleza propietaria esta garantía no es total, debido a las características de  su software. La política de soporte de formatos es particularmente importante porque está estrechamente ligada a la accesibilidad y a la preservación digital a largo plazo.   Mientras que la accesibilidad electrónica de todos los archivos en Digital.CSIC está garantizada a través de identificadores únicos y permanentes, la preservación y el soporte a largo plazo dependen en gran medida de los formatos de los documentos. Cuando los formatos de los archivos depositados poseen las siguientes características las probabilidades de éxito para garantizar una preservación digital a largo plazo son mucho más altas:

• Documentación completa y abierta
• Software no propietario
• Sin protección por medio de contraseña
• Sin cifrado total o parcial
• Sin archivos, programas o scripts incrustados

Se recomienda, por tanto, depositar en Digital.CSIC archivos cuyo formato es abierto como RTF, TIFF, JPG, o formatos propietarios de gran popularidad mundial.  

El software DSpace divide los archivos en 3 categorías diferentes en función del grado del nivel de soporte de su formato:

• Soportado: DSpace soporta el formato completamente
• Conocido: DSpace reconoce el formato pero el soporte completo del fichero no está garantizado al 100%
• No soportado: DSpace no reconoce el formato

A continuación se indica el grado de soporte que ofrece DSpace en relación con los formatos existentes.

 

Fuente: DSpace Format Reference Collection

 

Política de privacidad   subir

Digital.CSIC respeta la privacidad de sus usuarios, de modo que toda la información que recibe la Oficina Técnica a través de DSpace se usa únicamente para dar de alta en la intranet del repositorio a aquéllos que desean y están autorizados a depositar documentos y para activar el servicio personalizado de alertas. Cualquier usuario dado de alta en Digital.CSIC puede suscribirse a este servicio de alertas que informa a diario de los nuevos depósitos realizados a nivel de colección en cada centro/instituto del CSIC.

En conformidad con la adecuación de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999 Digital.CSIC no hace pública la información de sus usuarios relativa a visitas individuales al repositorio ni los datos personales necesarios para dar de alta en el sistema.